紧把时代脉搏，提高地质档案信息化管理水平

梁其华

（河北省环境地质勘查院　石家庄　050021）

摘要　时代的发展对地质档案信息化管理要求愈来愈高，迫切要求建立地质档案信息化系统。本文根据河北省环境地质勘查院地质档案信息系统建设以及建库前如何对地质档案管理模式进行剖析和分类等方面展开了探讨，提出了今后档案信息化发展的方向。

关键词　地质档案　信息化系统

地质科技档案管理是地质工作的重要组成部分，是一项专业性强的技术管理和技术服务工作。它历经了一代又一代广大地质工作者的艰辛劳动，为保障我国国民经济和社会发展提供了基础信息资源。紧把时代脉搏，加强地质资料管理，建立健全地质科技档案工作制度，对地质科技档案进行信息化管理，可以及时、准确地为改善地质环境、防治地质灾害发生和保障社会经济可持续发展提供可靠依据，有着重要的现实意义和深远的历史意义。

1 把握时代脉搏，树立档案信息化管理理念

1.1 地质档案信息化管理是地质工作科学发展的必然趋势

档案管理人员必须冲破学科的樊篱，在学科研究中实现人文和技术、管理与信息化的完美结合，这是社会对开发利用档案资源的价值提出的更高要求。档案管理人员更应紧紧把握时代的脉搏，满怀信心地参与档案管理信息化的建设。

首先，地质档案信息化管理是现代化建设中不可缺少组成部分。目前，我们所有的地质工作成果档案均已形成电子文档。在这种情况下，地质档案信息化管理应是必然发展趋势。其次，每个单位多年来积累了相当数量的地质档案，随着数量的增多，整理、检索、查阅工作量大，给档案和利用带来了不便，影响了档案的管理工作。如果将它们转变成数字信息，不仅可以为利用者提供准确、快捷、高效的服务，而且库房、装具紧张的问题都会得到一定程度的缓解，大大节约人力、物力。

因此，实现档案信息化管理，与当今科技发展相适应，可以大大提高档案的管理水平和利用程度。

1.2 充分认识档案信息化，转换工作思维模式

档案管理信息化就是要求我们运用计算机技术、网络技术，建立管理信息系统，实现档案智能化信息管理。档案管理工作模式的信息化就是利用信息技术快速高效的特点，最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理的效率。而工作目的信息化则是要充分体现和适应信息共享的本质属性，把工作目的转变到重在服务利用的方向上来，最大限度地利用信息技术的特性，实现有条件共享。为此必须实现工作模式的转变，既要考虑管理系统的延续，又要充分体现新工作模式的优势和价值。档案管理信息系统的设计就要在这样思维理念的指导下来进行。

2 地质资料的分类

要想建立一个合理的档案信息系统，首先要对现有的档案管理模式进行深度剖析和科学的分类。科学的分类可以使资料管理机构对资料进行科学有序的管理，然后结合各单位实际需要和特点，进行综合研究，从而形成一整套的信息系统管理模式。

2.1 根据专业内容分类

档案按专业分类可分为区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、水文地质档案、工程地质档案、环境地质档案、物碳地质档案、化学地质档案、遥感地质档案、地质测绘档案、实验测试档案、探矿工程档案、地质科研档案等。

2.2 根据地质资料自然形成的顺序分类

档案按顺序分类可分为实物地质资料、原始地质资料、成果地质资料。

2.3 根据是否涉及国家秘密分类

档案按是否涉及国家秘密可分为涉密地质资料和非涉密地质资料；按投资者的利益又可分为保护性地质资料和非保护性地质资料。二者组合形成涉密的保护性地质资料、涉密的非保护性地质资料、非涉密保护性地质资料和非涉密的非保护性地质资料四类；

2.4 根据地质资料的表现形式分类

档案根据地质资料的表现形式可分为印刷形式地质资料、数字形式地质资料和实物地质资料。

3 我单位地质档案分类与档案信息化系统建设状况

3.1 资料分类情况

图1 河北省地质环境信息系统

对所管理档案种类多、数量大、使用要求分类精细、借阅频繁、查询难等实际情况河北省环境地质勘察院建立了一套“河北省地质环境信息系统”（图1）。根据《地质资料管理条例》要求和实际工作需要把档案分类为：技术档案、年鉴、标准规范、图书、原本档案、地形图和参考资料七大类（图2）；其中技术成果资料又分为：水文地质、工程地质、环境地质、地质灾害、环评、矿山环境、水资源论证和其他8类（图3）。所有资料已全部录入信息系统库中，实现了按全库、类别、档号、报告名称、关键词、作者、编写单位，成文日期、等多方位查询调目，方便了借阅和使用，提高了工作效率，管理工作也因此上了一个新台阶。

图2 河北省地质环境信息系统档案目录

图3 技术档案目录

3.2 主要功能及利用效果

3.2.1 主要功能

该系统后台数据库是针对地质档案特殊性而建立的，存有河北省环境地质勘察院所有地质资料。这是一个完整的资料档案管理系统，具有录入、编辑、检索、借阅、统计、归还等功能。

3.2.2 利用效果

从利用角度上看，信息系统的开发利用解决了查询难问题，使用检索系统后跨类别检索不再是一个难题，只需输入几个关键词，就可找到所要的档案资料目录。从管理者角度上看，检索系统的开发利用为我院档案管理提供了管理平台，初步实现了信息化，同时也解决了人工统计繁杂、不准确的问题。以往每年年报统计是一件头痛的事，各类别数目要一页一页地统计，既繁琐又容易出错。利用信息系统后，只要输入统计所需内容或时间段，就能得到准确的数据。以信息系统化推动档案规范化，使档案管理信息化达到了一个新的高度。

从功能上，因为是根据本单位的实际情况设计、开发的软件，可以随时增加模块，具有修改容易、操作简单等特点，为不断持续改进创造了条件。

4 结论与发展方向

4.1 建立档案全文检索体系

目前只是建立了地质档案目录信息系统库管理，并没有完全实现地质档案全文检索体系。计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理。而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接找到所需要的相关档案信息。

4.2 建立完善的咨询服务体系

档案检索工具可以介绍数据库之所有，但是却不能了解利用者之所需。无论科技如何进步，设备如何先进，都无法替代人与人之间的语言交流。利用者都希望所获得的档案信息是最具有针对性，是和利用目的最相关的。所以建立完善的咨询服务体系也是必需，这样可以帮助利用者了解档案的直接信息和保存情况，解决查找档案过程中所遇到的疑难问题，使利用者尽快找到自己所需的全部档案资料。

4.3 发展是建立在基础工作之上

在体会到信息系统库给我们带来的快捷、方便同时，我们也认识到利用计算机检索首先要做好档案基础数据的前期准备工作。如果没有大量的档案基础数据的收集、整理、分类、录入及标引工作，就很难创建一个合理、高效的档案信息化系统，因此做好地质档案基础工作还是既重要又必要的。

“乘风破浪会有时，直挂云帆济沧海。”社会信息化的汹涌巨潮，为新时代的档案管理人员提供了弄潮学海的历史性机遇。只要紧紧把握时代的脉搏，顺应时代发展的需求，立足社会，面向未来，地质档案管理人员定将在社会信息化的宏图上描绘出灿烂的一笔。

参考文献

国土资源部矿产资源储量司.地质行业地质科技档案工作条例.见：地质资料管理工作手册.北京：地质出版社，2003

适时收集
文件材料形成的初期，是为了相关业务活动服务的，所以只有在业务办理完毕，文件完成了现时效用，才能移交给档案部门集中保管。所以说，作为档案管理员，需要掌握和了解，企业经营过程中，各种材料的分布、流动和保管情况，认真研究和掌握档案形成的规律以及档案作用发生的规律。即要及时收集，又要防止把尚在使用的、未办理完毕的文件材料过早的收集起来。
档案收集标准化
文书档案收集标准化应在文件材料形成初期推行起来。档案部门可以根据国家、地方、企业的主管机关制定的相关标准，如《行政机关公文处理办法》、《行政机关公文格式》、《归档文件整理规则》等，对文件的格式、签署、印信和书写材料进行规范。同时，对文件的组合、组卷、装盒、案卷目录的制作和编目等，都可以进行标准化和规范化。我们的档案软件系统，可以将相关标准化规则在我们软件系统里面固化。感兴趣的朋友，可以学习了解并免费试用。
尊重全宗
一个单位或者企业形成的档案，具有内在的联系，是一个有机整体。保持全宗的不可分散性，是档案管理的一条基本原则。在我们企业经营过程中，出于实践需要，由于母子公司，分子公司特别多，然后通过一套人马来经营几块牌子。所以企业里面母子全宗多。在企业文书档案管理过程中，我们应尽可能的保持全宗内档案内容的完整性和延续性，将一个立档单位的全部材料作为一个全宗集中保管。