国家行政机关公文处理办法简介

2024-11-22 06:42:30
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  行政机关公文的常见错误
  (一)文件内容方面存在的问题
  按照《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号,以下简称《办法》)发文办理规定,草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。但有些文件内容与政策规定不符。
  (二)行文关系方面存在的问题
  1.报送渠道不规范
  按照《办法》关于各种公文适用范围的规定,上行公文(请示、报告)应当主送上级机关,而不是上级机关的内设机构。如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项,可以直接向有关内设机构行文,但应当使用函。有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构,或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作。
  2. “请示”主送上级机关并领导个人
  按照《办法》的规定,“请示”一般只写一个主送机关。除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人。
  3. 在主送给上级机关的同时,又抄送给某内设机构
  按照公文处理工作有关规定,公文发送给一个单位后,都由收文单位的办公厅(室)负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门,发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时,又抄送给某内设机构。
  (三)行文规则方面存在的问题
  1. “报告”在行文规则方面存在的问题
  按照公文处理工作有关规定,向上级机关报告事项,应用上行文格式;须有主送单位,注明签发人姓名;报告不得夹带请示事项;下行文不应署签发人姓名,不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告;报告无主送单位,无签发人;在报告中夹带请示事项,结尾出现“请阅示”字样,混淆了与“请示”的用语规范;有些下行文使用上行文格式。
  2. “请示”在行文规则方面存在的问题
  按照公文处理有关规定,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话;公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行;文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示;有些没有以附注注明联系人姓名及电话;有些虽然标注了联系人和联系方式,但附注位置不规范;有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语;还有在请示中“以上请示,如无不妥,请求批准”一句为结束语后,又接着写了一段文字也是不对的。
  (四)公文要素方面存在的问题
  1.公文份数序号
  按照保密要求,机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。具体执行中出现报告是机密等级,却未标明份数序号的情况。
  2. 发文字号
  发文字号中的年度括号应使用“〔〕”,序号不编虚位,不加“第”字。但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“()”或“[ ]” 、还有编虚位、发文字号错误现象。
  3. 签发人
  国家标准规定:上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字,后标全角冒号,签发人姓名用3号楷体字。有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字;有的将“签发人”标识为“签发”;有的未用3号楷体字标识签发人姓名。
  4. 公文标题
  《办法》规定,公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分,必须与国家规定的13个法定文种一致。有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时,往往在标题中的文种部分出现《……的业务调查报告》、《……的专项报告》、《……的专项分析报告》等提法,形成文种不规范现象。应当统一表述为《……**调查的报告》、《……(某专门事项)的报告》。还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”,将“通知”写作“方案”,将“报告”写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。
  5. 主送机关
  《办法》规定,主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称。但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”;有些简报、信息在正文前打印了主送单位,不符合简报的行文格式。
  6. 公文正文
  《办法》规定,正文结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”,文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一;公文中多次出现某单位的名称时,应当首先引用其全称,同时标注其规范简称,然后均使用规范简称。
  有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”的层次规范,尤其是第三层序号数字后面常常用“、”,而没有用“.”;同一文件内层次序号用法不统一;页之间文字不衔接、出现断行、缺页;正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。
  7. 附件
  国家标准规定:公文如有附件,正文后应标识“附件”;附件如有序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号;附件应与公文正文一起装订,页码连续编排;附件的序号和名称前后标识应一致;公文附件如果是表格,仍标识为“附件”,而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。
  有些文件带附件,但没有在正文结尾处作附件说明;有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致;有些文件附件称谓比较混乱,有的写作“附”,有的写作“附表”;附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。
  有些附件与正文印在同一页,不符合附件与正文分页印制的规范;有些附件没有与正文统一编排页码;有些表格排版装订时朝向不规范;有些文件仅在左上角订一钉;有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。
  8. 成文时间
  成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“○”写为“零”英文“O”或数字“0”。
  9. 印章
  《办法》规定,公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。在实际运用中,出现联合上报的公文,发文机关都加盖了印章。
  按照公文排版规定,印章须与正文安排在同一页内,印章所在页不得出现“此页无正文”字样;印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。如果印章与正文在同一页安排不下时,应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距,以使印章与正文同页,即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。
  9. 版记应当位于文件封底,最后一个要素应当置于版面最后一行。有的文件没有版记,有的版记没有位于封底。
  (五)排版规格与印制装订方面存在的问题
  1. 排版规格
  国家标准规定,公文纸张规格为A4型纸,一份公文纸张规格应当保持一致(有些表格例外)。正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。但有些单位的文件A4型与16开纸张混用,文件封面与正文纸张规格不同;排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。
  2. 印刷、装订
  国家标准规定,公文双面印刷,页码套正,左侧装订,不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。
  有些单位的公文为单面印刷,有的还在左上角装订;有的公文页码标识的位置不对,有的没有一字线或一字线字号不规范;有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码;转发几份文件的通知,全文未统一顺次编排页码,而是被转发的几份文件页码自成体系。
  3. 标题字号
  国家标准规定:公文标题用2号小标宋体字,置于红色反线下空2行,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。
  有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体;字号使用小二号或者三号;字体被加粗;与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体,而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。
  (六)数字及标点符号方面存在的问题
  1. 数字。《办法》规定,公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。
  数字精确到某一单位的个位数时,其小数点后数字的省略表述“余”字应置于单位词之后。另外,同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。
  数字、年份不能回行。
  2. 标点符号。 国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定:句子内部并列词语之间用顿号;两个数字并列连用表示概数,数字之间不得用顿号。
  有些文件在对有关部委所属二、三级单位进行审计的表述中,将其写作“二三级单位”,“二三”之间缺少顿号,使得两个预算级次与概数的概念相混淆;“二、三十个”,属于相邻的两个数字并列连用表示概数,中间不应用顿号隔开。
  如使用书名号,其内应写全称。例如:《会计法》,如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》,如用“会计法”,则不应加书名号。
  波折号长度应为两个汉字宽度,但是有的文件里只有一个汉字的宽度,容易与“一”字混淆。
  (七)文字方面存在的问题
  文字方面存在用词重复、概念交叉、词语不搭配现象;有些单位行文用语口头化,导致概念不准确或不规范现象在公文中出现;有些出现错字、别字、用词不当现象。