浅谈地质勘探开发档案资料管理和利用服务

巫珊

（西南油气田分公司地质勘探开发研究院，成都610051）

摘要 本文从管理制度、人才培养、分类整编标准、基建投入、档案安全与保密等方面，阐述了地质勘探开发档案资料的管理和利用服务。

关键词 档案资料；管理；利用

地质勘探开发过程中取得和形成的所有原始资料、成果资料和信息载体是国家石油工业行业的重要资产，是今后油气田勘探开发工作进一步发展的基础，也是石油工业继续发展和技术进步的条件和依据。因此，地质勘探开发档案资料的归档管理、整编和借阅利用意义重大。

1 修订、完善各类管理制度，在提高档案意识上下功夫

档案意识是指社会人对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的一项重要内容。西南油气田分公司地质勘探开发研究院（以下简称勘研院）档案管理工作在《档案法》的直接指引下，狠抓档案规范化、现代化管理的同时，认真宣传贯彻执行各项档案管理法规，使档案人员自觉学法、懂法、执法，爱岗敬业，员工档案意识也在不断提高，使档案管理在法制轨道上有序地运行。

近年来勘研院结合运行机制转变的实际情况，紧密围绕院质量管理体系和“内控”要求，进一步建立健全档案规范化、制度化、标准化管理体制。修订完善了院《档案管理实施细则》、《档案资料接收归档管理制度》、《库房管理制度》、《档案资料借阅利用管理制度》等制度，并纳入院ISO9001质量体系，为勘研院档案管理工作不断提升奠定了坚实的基础。

2 地质勘探开发档案管理创新的关键是人才的培养

担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质，需要档案管理人员有着很强的综合素质和政治责任心。此外，还要求档案管理人员具备必需的专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规，还要具有较高的文化素质，能及时总结和分析档案工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。档案管理人员还要有谦虚好学的精神，能及时处理利用中出现的新问题。

3 明确了地质勘探开发档案的接收范围，建立统一分类整编标准

从地质勘探开发档案资料形成源头入手，注重细节，抓好落实。为保证接收的地质勘探开发档案齐全完整，我们严格按照股份公司的有关规定，明确了地质勘探开发档案的接收范围，避免了档案的流失，保证了档案安全、完整的接收与移交。凡是勘研院在科研生产和经营管理活动中形成的具有保存价值的真实历史记录均属于归档范围。年报、单井资料、成果报告由各矿区档案馆负责向勘研院及时汇交，测井资料由测井公司负责向勘研院及时汇交。物探资料由电子站负责向勘研院及时归档。

建立统一分类标准，保证接收的地质勘探开发档案整理规范。针对保管地质档案卷盒形状、大小尺寸不统一、装具不规范等管理上的差异，组织地质档案管理人员按照中油档案管理的新标准，进行了为期2年的整理入库工作。做好各类档案资料账目与实物的库房初次清查校对和二次复查工作，做到库存台账、统计台账、库内实物三符合，并重新粘贴档案库房标签，使档案库房索引更加合理。

4 改善地质档案管理基础设施，加大了设备投入

加强基础设施建设的投入力度。档案服务离不开档案库房、档案保护设施、设备等“硬件”方面的投入。近年来，随着油田油气勘探开发档案的快速增长，勘研院始终把改善地质档案管理的设施、设备作为加强地质档案管理的重要工作来抓。对档案信息管理办公室、库房、设备利用等进行了全面调整。调整补充了办公室、库房各一间，共计70平方米；更换了部分老旧空调，及时检查更换了消防器具和档案装具，配备了先进的密集架（柜）、底图柜、光盘柜、磁带柜、服务器、计算机及笔记本电脑、复印机、扫描仪、地质勘探开发档案保护、整理设备。为科研生产与借阅利用人员改善了工作环境，使档案的管理和保管条件得到了根本性的改变。

5 消除隐患，抓好档案安全保密工作

档案的安全是档案管理工作的头等大事。要牢固树立“安全生产责任重于泰山”和“以人为本”的理念，坚持“安全第一，预防为主”，站在安全工作无小事的高度，一丝不苟地抓好安全工作。科技信息档案室是勘研院安全保密重点要害部门，在办公室和库房的调整后，按各组管辖的区域重新制定了“安全区域分工负责表”，将每一间库房、办公室及设备的安全责任分解落实到每一位员工。保持库房整洁，做好防光、防尘、防潮、防盗、防火、防虫、防有害气体、防霉的“八防”工作。库区按规定配备了灭火器、温度计、湿度计、除湿机、空调机等保护设备，并对设备定期维护，使其随时保持良好工作状态。对纸质、磁带、光盘、胶片等各类档案资料按管理要求每天进行一次温、湿度记录，出现异常情况注明并分析原因，有针对性地解决。每天下班前切断库房、办公室内一切电源，关好门窗，随时自检自查，发现安全隐患及时报告，同时提出可行性整改措施。维护保养消防系统，做好节假日安全防范工作。保证了档案资料的安全，延长了馆藏资料的寿命。

6 做好档案利用过程中的保密工作

正确理解保密与利用之间的关系非常重要。档案工作者既要树立牢固的保密观念，也要树立热心服务的思想。对档案工作来说，保密的问题十分重要，任何时候都不可松懈或麻痹。

确保借出档案资料的安全使用，提高档案资料的利用率。加强商业秘密、国家机密档案资料日常管理，需查、借阅商业秘密、国家机密档案资料的，按规定办理借阅、复制、拷贝档案资料的手续。

加强对电子文件归档工作的安全监督和指导，保证电子文件在运转过程中不被人为地修改、破坏，有效防范病毒与误操作，确保归档电子文件的真实、完整、有效。