OFFICE常用的快捷键和操作技巧是什么？

2025-02-20 03:09:28

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一、快速保存
　　首先，要设置启用快速保存：设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保存文档。然后，word的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。
　　二、多处剪切，一处粘贴
　　用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:⑴选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置；⑶若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入”按钮。
　　顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”， Word在“预览”框中可显示内容
文字块的快速、重复录入方法
　　用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后，只要你录入“赛迪”两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个“词条”便被添加文档中。
　　插入中英对译的翻译结果
　　注意:首先，要确认“词典”命令出现在菜单上，按Alt+Shift+F7试试，没反映？安装吧——用word安装盘安装词典组件才行。
　　用词典进行翻译。在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:⑴从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框;⑵键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;⑶单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;⑷在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。

同时编辑长文档的多个部分
　　同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。
　　方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。
　　方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项”。
　　同时保存或关闭多个文档
　　同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。
让文档动起来。在Word2003文档中使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉效果。为文字添加动态效果的方法是：
　　⑴选定要添加动态效果的文字。
　　⑵单击“格式”菜单中的“字体”项打开字体对话框，然后单击“动态效果”选项框。
　　⑶在“动态效果”框中单击所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等），然后单击“确定”按钮即可。若要取消动态效果，可单击“动态效果”框中的“无”选项。

添加彩色背景
　　为文档添加彩色背景。Word2003你可为改变文档的背景以使眼睛舒适，为文档添加背景的方法是：
　　⑴单击“格式”菜单中的“背景”项，然后在弹出的图形菜单中单击所需要的填充色或单击“填充效果”项。
　　⑵如果在上一步单击“填充效果”项，就会打开“填充效果”对话框，可以以其中选择过渡、纹理或带图案的背景。
　　⑶选好各项后，单击“确定”按钮即可。
　　添加常用中文标点和其它符号工具栏
　　添加标点符号工具栏。利用工具栏可快速地执行命令，装上标点工具栏后你就可方便地输入标点符号了。将位于Program files\Microsoft Office \Office\Macros文件夹中的模块文件Symbar.dot复制到 Program files\Microsoft Office\Startup文件夹中，然后重新启动Word2003，就可以得到标点符号工具栏，你可以通过“插入”菜单中的“符号”来选择标点符号。

为文档设置密码。设置密码的方法：
　　⑴单击“文件”菜单的“另存为”菜单项打开“另存为”对话框。
　　⑵在“文件”框中输入欲赋赋予文档的新文件名。
　　⑶单击“选项”按钮，打开有“保存”选项卡的“保存”对话框。
　　⑷往“打开权限密码”文本框中输入密码。密码区分大小写，并且最多只能有15个字符，这些字符可以是字母、数字或符号。每输入一个密码字符，文本框内就会显示一个星号。
　　⑸单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，往“请再键入一遍打开权限密码”框中再输入一遍密码，以确保无误。
　　⑹单击“确定”按钮返回“另存为”对话框。
　　⑺单击“保存“按钮保存文件。
　　意外关机，自动恢复文档
　　对付死机的补救方法。若Word2003发生意外死锁，重新启动之后，还有可能部分地恢复以前的工作。方法为: 　　⑴启动Word2003，单击“打开”命令。
　　⑵在文件夹列表中，双击Windows文件夹内的Temp文件夹，在“文件类型”框中选择“所有文件”。
　　⑶打开恢复的文档，每个恢复的文档都命名为“自动恢复保存的文件名”，扩展名doc。
　　⑷单击“保存”命令按钮，在“文件名”框中输入文件名，当看到询问是否替换已有文档的提示信息时单击“是”，这样你就可以用现在的文件名打开并编辑文档了。

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