各级各类机关在日常工作和活动中，经常利用机关应用文与上下左右的机关进行颂李册联系。不同机关通过文件这一桥梁和喉舌，可以起到交流思想、沟通情况、接洽工作的知照联系作用。例如：上级机关通过指示、通知等，指导与与知照下级如何开展工作；下级执行指示时，遇有需上级解决或批准的事项，则以请示上达；上级经过研究，又用批复将结果知照回复下级，使上下级机关之间得以保持联系，互通信息，从而正常有序地进行工作。
有的文件如布告、通知、通报等，一般是自上而下地传达事项，阐明意义，有启示、晓谕、动员之意，实际上是一种知照作用。有的文扰兄件抄送机关与文件涉及的事项关系不大，主要是起知照联系作用。野宏有的涉及面广，对有关单位也有参考价值的批复，在适当范围内加以公布，也起着知照联系作用。
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