管理评审活动的开展是对企业最高管理者的一种必要要求，尤其是在已经贯标认证的企业开展管理评审活动也是标准之要求，那么企业最高管理者究竟如何组织实施管理评审才能收到良好的效果呢？
通过对企业管理评审活动的了解，发现对标准理解程度不同，以及管理评审方式不同，所取得的效果也大不相同。
1、标准对管理评审的定义及分析
IS08402一1994对管理评审的定义是:“由最高管理者就质量方针和目标对质量体系的现状和适应性进行的正式评价”。(注:a.管理评审可以包括质量方针评审;b.质量审核的结果可以作为管理评审的一种输入;c.“最高管理者”指的是其质量体系受到评审的组织的管理者。)
从定义中可以作出判断,管理评审必须是最高管理者的行为,它的活动内容是就质量方针和目标对质量体系的现状和适应性进行评价,即质量方针是否与企业的发展战略相一致,是否与现行质量体系及市场环境相适应。其质量目标是否与质量方针相适应,在一定的时间区域内通过全体员工的努力是否可以实现。同时通过对现行质量体系有效性和适应性的评价,判断是否有利于质量目标的实现。
管理评审的目的是通过管理评审,最高管理者要适时地修改质量方针和质量目标,以不断地适应企业内外环境的变化。通过管理评审,最高管理者要了解质量体系的有效性和适应性,薄弱环节在哪儿?最突出的问题是什么?现有的机构设置是否有利于目标的实现,资源配置是否充足、合理,质量体系的运行是否体现了预防为主和不断改进的思想,根据存在的问题应采取哪些措施以不断改善质量体系,保持其有效性和竞争力。
2、管理评审的误区
管理评审一般情况下均采取会议的形式,由最高管理者主持,中层以上的干部参加,这种模式被多数企业所采用,而且在有些企业形成了一个一成不变的模式,长此以往由于组织不当必然会使管理评审程式化,教条化而流于形式。例如:某企业评审的程序如下:评审内部质量审核报告;评审工序质量审核报告;评审产品质量审核报告;由与会者自由发言,发表对质量体系的看法、意见、建议,由最高管理者总结,做出结论。问题就出在由与会者自由发言,最高管理者本来想听取真实可靠的意见和建议,但往往会上只讲成绩,或互相指责,不能正确面对提出的意见和建议,结果导致最高管理者很难了解和掌握质量体系的薄弱环节,而且忽略了一项很重要的内容就是对质量方针和质量目标进行评价。如此的管理评审草草收场,仅仅是完成了标准要求的内容,而并没有收到预期的效果,使管理评审走进了为了评审而评审的误区。
3、准确把握管理评审的内涵，搞好管理评审
质量方针是进行质量管理活动的行动纲领,而质量目标则是质量管理活动要达到的目的。只有通过评价,才能确认现行的质量体系是否在按照质量方针运行,通过质量体系的运行能否实现质量目标,同时还要确认质量方针与质量目标能否与企业的生存环境相适应,以便于修正质量方针和质量目标,不断完善质量体系。
最高管理者只有准确把握管理评审的内涵,评审活动才能有的放矢,且不拘泥于形式。但不论采取何种形式,管理评审的输人,即获取信息是必不可少的。所以开展管理评审活动,最重要的是搜集信息,尤其是各职能部门要注重日常信息的搜集、积累、分析、处理,以便于提交管理评审。这些信息一般应包括a.内部审核结果;b.用户信息反馈;c.预防和纠正措施的实施状况;d.历次管理评审的跟踪措施;e.产品的实物质量;f.企业内外环境的变化情况等等。企业最高管理进行在决定管理评审之前,首先应根据自己已掌握的信息量,确定管理评审的重点内容,然后责成管理评审的组织部门制订详细的管理评审计划。在评审会上,最高管理者根据会上提交的信息,及与会人员的发言,从企业发展战略的高度,对重点评审内容和相关问题作出是否适宜或应作哪些修改或应作哪些预防纠正措施的结论,确定责任人,限期完成。这样的管理评审必将取得良好的效果。这种组织管理评审方式的优点在于:a.信息的收集在会议之前已经完成,不必在会上各持己见,信息的可靠性强;b、会议发言有针对性,可以提前作准备,所提的建议经过了充分的斟酌;c.主持人没有必要针对具体问题或某个人的建议发表议论,打消了发言人的顾虑;d.最高管理者可以把握住评审的要点,而不致于偏离了管理评审的目的。
4、管理评审必须充分考虑的几个问题
企业既面临着激烈的市场竞争,又要迎接质量的挑战,企业只有搞好管理评审,准确把握市场的脉搏,企业在市场竞争中才能立于不败之地。所以搞好管理评审对企业意义重大。在管理评审中,必须要充分考虑以下几个问题:
4.1、管理评审不同于内部质量审核，内部
质量审核主要检查质量体系的符合性,着眼于具体问题,而管理评审是评价质量方针和质量体系的适应性,所以管理评审必须要着眼于企业的全局。
4.2、管理评审必须要由企业的最高管理者主持,绝不能走过场,否则评价结果将会失真。
4.3、管理评审不仅仅要评价质量体系的有效性和适应性,更重要的是要评价企业经营发展战略制订的是否得当。
4.4、管理评审不能仅评价企业内部质量体系的运行情况,还要评价顾客现实的及潜在的期望,以便向顾客提供满意的产品和服务。
企业最高管理者只有充分考虑了这几个问题,管理评审才会收到良好的效果,长期坚持下去,企业的发展必能步人良性循环的轨道。
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