word2003中如何具体使用邮件合并功能

具体方法如下：

第一步：单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”，任务窗格·“邮件合并”，见下图：

第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，显示如下图：

第三步：在“选择开始文档”选项区，见下图：

选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”，然后单击“创建”。显示类似图5。

第四步：在图5上单击“自定义”，出现下面所示的“自定义地址列表”对话框，在上面修改、删除、添加字段名，然后单击“确定”，显示图4。

第五步：在“新建地址列表”对话框，键入所需信息（记录）后，单击“关闭”，打开右图（图6）所示的“保存通讯录”对话框。

第六步：在“保存通讯录对话框”上，选定路径及文件名后，单击“保存”。

第七步：单击“邮件合并收件人”对话框（图7）上，“确定”，如下图。

 第八步：在图8上，单击“下一步：撰写信函”。

第九步：在Word中撰写好信函，如下图所示：

第十步：将光标移至在需要插入处，单击上图“撰写信函”选项区中的“其他项目”。

第十一步：在“插入合并域”对话框（图11）上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。 提示：每次只能插入一个域。

第十二步：单击图12上，“下一步：预览信函”。

第十三步：在图13上，单击“收件人”区域的按钮，可以逐个（在文档中）预览。如无问题，单击“下一步：完成合并”。

第十四步：在“合并到新文档”对话框（图14）上，选定保存的范围，如“全部”后，单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成（见下图）。

提示：第四步至第七步的工作，是创建一个Access数据库文件，其中，包含一张名为：“Office_Address_List”的表，表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步，是将该表中的字段域插入文档。生成（打印）邮件时，从该表中调用相应的数据。

Word之邮件合并基础教程

一、基本概念和功能

　　“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。

“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。

二、适用范围

需要制作的数量比较大且文档内容可分为固定不变的部分和变化的部分（比如打印信封，寄信人信息是固定不变的，而收信人信息是变化的部分），变化的内容来自数据表中含有标题行的数据记录表。

三、基本的合并过程

邮件合并的基本过程包括三个步骤，只要理解了这些过程，就可以得心应手地利用邮件合并来完成批量作业。

1、建立主文档

主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。唯一不同的是，如果你正在为邮件合并创建一个主文档，你可能需要花点心思考虑一下，这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合，满足你的要求（最基本的一点，就是在合适的位置留下数据填充的空间）；另一方面，写主文档的时候也可以反过来提醒你，是否需要对数据源的信息进行必要的修改，以符合书信写作的习惯。

2、准备数据源

　数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。一般情况下，我们考虑使用邮件合并来提高效率正是因为我们手上已经有了相关的数据源，如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。如果没有现成的，我们也可以重新建立一个数据源。

需要特别提醒的是，在实际工作中，我们可能会在Excel表格中加一行标题。如果要用为数据源，应该先将其删除，得到以标题行（字段名）开始的一张Excel表格，因为我们将使用这些字段名来引用数据表中的记录。

3、将数据源合并到主文档中

利用邮件合并工具，我们可以将数据源合并到主文档中，得到我们的目标文档。合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。

四、应用示例

下面我们将通过实例来实践一下邮件合并的操作。这里假设的环境是Office 2003，如果使用的是更早的版本，在界面上会有所差别。

　　1、信函合并

出于个人信息的保密需要，我们经常需要给一组联系人各发一封内容大致相同而称呼与关键信息不同的信函。一种做法是打印出模板，然后手填有区别的信息。但是，我们可以做得更完美一些，使这些信函看起来像是专门为某个人写的，而不会看起来明显是一批类似信函中的一份。邮件合并可以帮我们轻松实现这个愿望。

举个例子，春节将至，人力资源部接到一个指令，要求给所有已经接受录用通知的新聘教师发出新年的问候。

（1）主文档（见下文下划线部分），书名号内为变化的信息，将被数据表中的相关字段代替。

尊敬的《姓名和称呼》：

值此新春之际，谨代表人力资源部及学院全体同仁，向您致以诚挚的问候，祝您新年快乐，万事如意！

非常感谢您接受我院《系部》《职称》岗位，相信您的加盟将会对我院师资队伍建设大有帮助！嘉庚学院作为一所飞速发展中的学校，也必将为您提供事业发展的广阔舞台。

如果您有任何疑问，欢迎随时与我们保持联系：联系电话为0596-6288506或0596-6288411，电子信箱为tkkhr@xujc.com。

期待我们正式成为同事的一天，相信这是您正确的选择，也是我们学院正确的选择。

此致

敬礼

厦门大学嘉庚学院人力资源部

2006年1月24日

（2）准备数据源

我们有一份现成的数据表，即当前新聘教师信息的汇总表。其中包括姓名、性别、系部、职称、答复情况、电子信箱联系方式等必要的信息。根据需求，我们对这个数据表另存一份备份，对将其中多余的字段删除，并把性别一栏的“男”、“女”分别替换为“先生”、“女士”。

（3）将数据源合并到主文档中

打开主文档，点击菜单栏的工具->信函与邮件->邮件合并，在Word工作区的右侧将会出现邮件合并的任务窗格。它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。在同一个菜单，我们还可以选择显示邮件合并工具栏，方便操作。

①首先需要选择文档的类型，使用默认的“信函”即可，之后在任务窗格的下方点击“下一步：正在启动文档”；

②由于主文档已经打开，选择“使用当前文档”作为开始文档即可，进入下一步；

③选择收件人，即找到数据源。我们使用的是现成的数据表，选择“使用现有列表”，并点击下方的“浏览”，选择数据表所在位置并将其打开（如果工作簿中有多个工作表，选择数据所在的工作表并将其打开）。在随后弹出的“邮件合并收件人”对话框中，我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序，具体操作方法与Excel表格类似，这里不赘述。在这个例子中，我们对“答复情况”这个字段进行筛选，只选择其值为“接受”的。当然，我们也可以在准备数据源的过程中直接完成这一步，将多余的记录删除。相应地，筛选之后得到的信函的份数将是筛选结果的记录条数，而不再是整个表的记录条数。完成之后进入下一步；

④撰写信函，这是最关键的一步。这时任务窗格上显示了“地址块”、“问候语”、“电子邮政”和“其他项目”四个选项。前三个的用途就如他们的名字一样显而易见，是我们常用到的一些文档规范，我们可以将我们自己的数据源中的某个字段映射到标准库中的某个字段，从而实现自动按规范进行设置。不过，更灵活的做法是当然是自己进行编排。在这个例子中，我们选择的就是“其他项目”。

选中主文档中将要被替换的部分，将其删除。点击任务窗格的“其他项目”，在弹出的“插入合并域”对话框中，选择“姓名”这个字段，并选择“插入”，继续选择“性别”这个字段并插入。重复这些步骤，将“系部”和“职称”的信息填入。我们可以看到，合并之后的文档中出现了四个引用字段，他们被书名号“包围”了。我们可以像编辑普通文字一样编辑这些引用字段，因此在插入字段的过程中，其实我们也可以一次性把需要的所有字段取出，再将他们放到合适的位置。看起来很简单，下面我们进入下一步来看一下成果；

⑤预览信函，可以看到一封一封已经填写完整的信函。如果在预览过程中发现了什么问题，还可以进行更改，如对收件人列表进行编辑以重新定义收件人范围，或者排除已经合并完成的信函中的若干信函。完成之后进入最后一步；

⑥现在我们可以直接将这一批信件打印出来了，大功告成！当然，也许其中有一些信函，你觉得还需要再加一些个性化的内容，那么你可以单击“编辑个人信函”，它的作用是将这些信函合并到新文档，你可以根据实际情况选择要合并的记录的范围。之后可以对这个文档进行编辑，也可以将它保存下来留备后用。

现在我们已经圆满地完成任务了，可以把这些信函打印出来，分别寄给每位新聘的教师。

针对这个例子，也许你会觉得有点遗憾。在信息化程度如此高的今天，如果可以用电子邮件来表达问候，将会节省很多时间。非常幸运，邮件合并也提供了这样的功能：

2、电子邮件合并

也许你还有点印象，在上一个例子的第一步，我们曾经看到过“电子邮件”这一文档类型。没错，只要回到这里，就可以把传统的信函打印转换成电子邮件的批量发送。作为Microsoft的系列产品之一，Word的邮件合并调用的是同系统的Outlook程序。因此，在使用邮件合并之前，请务必正确设置你的Outlook Express 或Microsoft Outlook，我们可以根据自己的偏好，在Internet Explorer的工具菜单->选项->程序中选择要使用的电子邮件程序。

在邮件合并的第一步，将文档类型选择为“电子邮件”。之后的操作与之前一模一样，直到最后一步。与信函合并不同，你将看到的是“合并到电子邮件”的链接。单击它，在弹出的“合并到电子邮件”对话框中，我们首先需要指定收件人对应的字段，在上面的例子中是“电子信箱”，然后在主题行中输入邮件的主题，将邮件格式设定为HTML或纯文本，最后选择合并的范围，点击确定。接下来，你就会看到邮件自动地一封一封发出去了。看起来很神奇，但确实就是这么容易！

前面讲了邮件合并文档的两种类型，可以清楚地看到，其实不同类型文档之间的操作都是大同小异的，不难掌握。除了这最核心部分的这些操作，在实际工作中，我们还需要掌握一些技巧、积累一些经验才能真正用好邮件合并功能。

1、在Excel中建立数据表。第1行数据为名称，如“姓名”、“性别”等，从第2行开始输入数据，保存后退出。
2、打开word2003。点“工具”——“信函与邮件”——“显示邮件合并工具栏”，点工具栏左边的“打开数据源”，找到你刚才保存的Excel文件，选择有数据的工作表，确定。
3、制作模板。在需要显示数据的地方点工具栏的“插入域”，选择相应的数据名称，这时，显示的是“《姓名》”等域名称，点工具 栏上的《ABC》（显示合并数据）就可以看到最终效果。点工具栏上的左、右箭头就可以看到上一下、下一个数据。
4、如果想每组数据生成一页，点工具栏上的“合并到文件”，如果想打印，就点“合并到打印机”。

假如你可以把你的邮件作为txt格式的话，你可以用copy *.txt aaa.txt来完成。
copy 将一个目录下的所有txt文件，全部保存到aaa.txt里面。
希望可以对你有帮助。
Word文档是目前最常用的一种数据文档，所以研究Word文档的合并具有比较现实的意义。

首先强调一点，就是由于Word本身的强大功能，合并Word文档只要使用Word本身的功能就可以了，根本不必借助于第三方工具软件。

在Word这众多功能中，有三种功能可用于合并文档，即自动图文集、图文场和文件插入，其中尤其以插入文件操作最为简单方便，其次就是图文场功能。自动图文集用于合并文档，操作过程太麻烦，这里就不介绍了。

利用插入文件的功能来合并文档应该说，使用Word程序提供的插入文件功能来合并文档是一种最简单的方法。合并文档的时候，首先打开第一个文档，然后将插入点定位到文档的末尾，再执行“插入→文件”操作可打开插入文件对话框。
通过对话框中的列表找到要合并到当前文档中的文档双击，即可将整个的文档内容插入到光标所在位置。针对所有要合并起来的文档进行同样的操作，即可达到将多个文档合并起来的目的。
巧用"图文场"合并文档
当你阅读文档要收集文档中的有用信息、或者为文档做摘要时，常需要把一些不连续的内容合并在一起，这时如果利用word的图文场功能，则可起到事半功倍之效。
所谓Word中的"图文场"，是指能够存储被移动的多个对象的特殊的"自动图文集"词条。操作时需要先将各对象添至图文场中，然后将其作为一整体插入到新的位置或文档。各对象都保留在图文场中，可重复插入。如果要将另一组对象添至图文场，则必须先清空图文场内容。
具体操作如下：
1. 选中（拖亮）对象(文本或图形)；
2. 按下"Ctrl+F3"组合键，就可将这个对象移到Word中的图文场；
3. 对每个要移到图文场的对象依次重复以上两步(注意如果文档中还需要被剪贴了的内容，剪贴以后需要及时按Ctrl+Z组合键恢复原来的内容)；
4. 将鼠标放到要插入图文场内容的位置；
5. 如果插入图文场内容，并清空图文场，按下"Ctrl+Shift+F3"组合键；如果只插入图文场的内容而不清空图文场，可先按住"Shift"键，然后选择"插入"菜单中的"自动图文集"命令，再单击"自动图文集"命令，在"请在此键入'自动图文集'词条"框中，单击"Spike"，然后单击"插入"按钮。
另外，如果要查看图文场的内容，可选择"插入"菜单中"自动图文集"命令，再单击"自动图文集"名称列表中的"spike"选项，Microsoft Word会在"预览"框中显示全部或部分图文场内容。

补充：合并Word2000文档四法

我们常常需要将几个文档合并到一个文档中，或者将一个文档中选定的文本复制到另一个文档。Word2000为我们提供了多种操作的方法，合理选用这些方法可以使我们在合并文档时变得更加轻松。

一、直接插入一个文档
打开一个文档，将插入点定位到要插入文档的位置。然后执行“插入→文件”，找到要插入的文件后按“插入”即可。如果只要插入该文档的一部分，可以在“插入文件”对话框中按“范围”按钮，然后在“范围”框中键入该文档中的一个书签名，再按“插入”按钮，这样只插入文档中由指定书签引用的文本。当然，必须先在该文档中用书签功能定义要插入的文本。

二、利用域插入文档
执行“插入→域→类别→链接和引用”，在“域名”列表中选择“IncludeText”域，“IncludeText”会自动出现在命令行中。假如我们要插入“C:\我的文档\myfiles.doc”这个文档，在“IncludeText”后空一格再输入：“C:\\我的文档\\myfiles.doc”，按“确定”即可插入文档。要提醒大家注意的是，如果要插入的文件路径或文件名中包含空格，一定要用英文引号引住，而且要用双反斜杠代替单反斜杠，否则会出现“错误！文件名无效。”的提示。假如我们只插入文档中由书签“mark_end”所引用的部分文本，可以在命令行接着输入书签名。也可以直接在文档中输入域代码来插入文档，方法是：先按Ctrl+F9组合键插入一对域符号（显示为粗大括号），然后在域符号内输入域代码：IncludeText"C:\\我的文档\\myfiles.doc"mark_end，按Shift+F9组合键可以在域代码与实际文档内容之间进行切换。

三、将子文档合并到主控文档
Word2000允许我们使用主控文档将长文档分成较小的、更易于管理的子文档，便于组织和维护。我们可以根据需要将子文档合并到主控文档，具体操作步骤如下：

1.点击“视图→大纲→展开子文档”按钮，可展开主控文档，显示出所有子文档中的内容。如果要被合并的子文档处于锁定状态，必须解除它的锁定，方法是：单击要解除锁定的子文档中的任何位置，然后按“大纲”工具栏上的“锁定文档”按钮即可。

2.单击要转换为主控文档一部分的子文档的图标。如果子文档图标不可见，请按“大纲”工具栏上的“主控文档视图”按钮。

3.按“大纲”工具栏上的“删除子文档”按钮，即可将该子文档的内容变成主控文档的内容。

注意：将子文档转换为主控文档的一部分后，该子文档文件仍保留在其原来的位置上。如果你认为有必要，可删除该子文档文件。

四、用“智能剪贴板”灵活复制文本
Word2000新增了“智能剪贴板”功能，大大方便了我们复制和粘贴所需的对象。我们可以先打开一个文档或者新建一个文档作为目标文档，确认系统已打开了智能剪贴功能。如果没有打开该功能，请点击“工具→选项→编辑”，打开“使用智能剪贴”选项即可。然后打开要合并的源文档。在源文档窗口，按Ctrl+A组合键，将源文档全部选取或者只选取指定的文本，再按Ctrl+C组合键将选取的文本复制到剪贴板上。

由于Word2000的剪贴板最多允许我们复制12项内容，所以我们可以继续打开新的源文档进行复制（只要复制两次后就会出现剪贴板窗口，如果没有出现，请依次执行“视图→工具栏→剪贴板”命令）。所需的内容复制好后我们再到目标文档窗口将插入点移动到要粘贴的位置，按剪贴板窗口中的“全部粘贴”按钮即可一次性粘贴所有复制的内容。

当然，我们也可以在源文档窗口中先选取文本，然后按住Ctrl键并将其拖动到目标文档窗口，从而不经过剪贴板直接进行粘贴。
------------------------------------------------------
这个问题我很久前就回答过一次了。你其实可以查找一下就可以了。

我发到你的邮箱里啦！请注意查收！