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高层管理者参与的必要性
高层管理者参与规划工作是确保信息资源开发利用成功的关键.其原因综合起来有以下几个方面:
1.高层管理者最了解各项战略决策中的信息需求,单靠一个规划组来规划这种来自高层的信息资源,他们很难理解高层管理者以及各层管理人员的看法和信息需求,所以作为高层管理者必须亲自参与规划,了解规划的内容,把握规划方向.
2. 规划中出现了争议和问题时,只有高层管理者出面才能得以解决.有时,规划组精心制订的规划常因高层管理者的动摇而失败,规划中会出现一些有争议的问题,严重时可能会有不同派别的反对,这些问题只有高层管理者明确地坚信未来的发展方向,签字批准规划中的各项内容才能得到解决.
3. 规划中经常会发现一些弊病导致管理机构的调整,其调整的最终决策权在高层管理者.采用正确的规划方法所进行的自顶向下的规划能揭示出系统内组织机构和管理方面的一些弊病,浪费和低效现象,在许多情况下分析规划工作会导致系统内处理过程的重新组织和管理机构的重新调整,调整工作只有得到高层管理者的认可才能付诸实施.
4. 信息系统的开发效率是至关重要的,为了避免信息资源开发上的浪费,必须有一个自顶向下的全局范围的信息结构,这种信息结构必须得到高层管理者的确认.在分散开发阶段,冗余的,未经协调的信息系统开发,以及大量的维护和转换活动所造成的信息资源开发上的浪费是惊人的.为了减少这种浪费,必须站在整体高度,制定出全局的信息结构,并以此为基础指导总体下的各层子系统的开发工作.
5. 总体规划需要对下一步各项子系统的开发提出优先顺序,并做出开发预算,这些内容也必须由高层管理者做出最后的决策.
6. 总体规划往往要进行关于系统内数据项定义的标准化工作,在数据项定义过程中经常会出现一些问题必须由高层管理者负责协调解决.
由此可见,总体规划必须在高层管理者的直接参与并管理下进行.规划的组织则依据不同的规划范围有着不同的形式.
二,总体规划的组织管理
组织内的信息系统总体规划工作需要成立一个责权明确的工作班子.这个班子在组织的最高层管理者的直接管理者下,由一名负责全面规划工作的信息资源规划者和一个核心小组所组成,并通过一批用户分析员和广大的最终用户相联系.核心小组和用户分析员应该是脱产地从事总体规划工作,而广大的最终用户则是临时性或短期的参与规划工作.
全部规划工作应由强有力的核心小组来完成.核心小组成员由高层管理人员与数据处理人员(大约四五人)组成,具体包括:组织内的业务负责人,财务培训人,数据处理负责人,系统分析负责人等.核心小组成员应由外请顾问进行培训和指导,以便正确行使他们的权力.
信息系统的最终用户是指那些直接使用计算机信息系统的各层管理人员这些人员中要抽出一部分人在总体规划期间代表所在的部门参加工作,成为用户分析员.用户分析员的人数应该适合组织的规模,并能覆盖全部业务范围.用户分析员要经过培训,学会总体规划方法,并具体负责本部门的规划工作.
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