一、年度内账簿用完了,换新账簿分三种情况:
1、现金或银行存款日记账,在旧账最后一页的最后一行摘要栏写“过新账(或账簿2)”,新账第一页第一行摘要栏写“承旧账(或账簿1)”。
2、总账按账户预设了账页,如果某个账户年度内账页用完了,可在本账簿内调济,在空白账页中开设同名账户,原账户最后一页最后一行摘要栏写“转第X页”,新开账页第一行摘要栏写“承第X页”。无法在本账簿内调济需要启用新账簿时,该账户最后一行摘要栏写“过新账第X页”,新账该账户第一行摘要栏写“承旧账第X页”。
3、明细账是采用活页账簿,年度内账页用完了,可以加插新的账页,无须换新账簿,转页按正常规定填写。
二、说明
1、《会计基础工作规范》规定:每一帐页登记完毕结转下页时,应当结出本页合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样;也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“承前页”字样。过次承前的作用是为了保持账簿记录的连续性,便于对账和结账。
2、会计账簿按外形特征可分为订本式、活页式、卡片式三种。
(1)订本式账簿,简称订本账,是在启用前将编有顺序页码的一定数量账页装订成册的账簿。《会计基础工作规范》规定,现金日记帐和银行存款日记帐必须采用订本式帐簿。一般总账也要求采用订本账簿。
(2)活页式账簿,简称活页账,是将一定数量的账页置于活页夹内,可根据记账内容的变化而随时增加或减少部分账页的账簿。一般明细账户采用活页式账簿。
(3)卡片式账簿,简称卡片账,是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中,可以根据需要随时增添账页的账簿。一般固定资产明细账可采用此格式。
3、启用订本式帐簿,应当从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。使用活页式帐页,应当按帐户顺序编号,并须定期装订成册。装订后再接实际使用的帐页顺序编定页码。另加目录,记明每个帐户的名称和页次。
旧账写结转下年,新账写上年结转。然后把余额抄写到新账页第一行,借贷方向与旧账相同。
建账全是买新的账本,而更换账簿却不只与账簿的新旧有关,一般情况下,为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果,每个会计年度开始时,都要启用新账,并把上年度的会计账簿归档保管。
现金日记账、银行存款日记账、总分类账及一般的明细分类账都要每年更换新账,但固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用,不必每年更换新账。
年终结账后,有期末余额的账户,应将其余额结转至下年度新账簿的相应账户中去。结转时,将有余额的账户的余额直接记入新账簿中相对应的账户中的余额栏内,不需要编制记账凭证,也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方。
下年度新开账户的第一行,填写的日期是1月1日,“摘要”栏注明“上年结转”字样,同时,将上年结转余额记入“余额”栏,并标明余额方向。上年度该账户的借方余额,转至本年度新账内仍为借方余额,上年度该账户的贷方余额,转至本年度新账内仍为贷方余额。