怎样提升秘书的素养

谈如何提高秘书职业素质及工作能力 秘书是一个具有严格素质要求的职业.参谋助手,承上启下,协调服务,调 查研究,信息督查,是秘书工作的几项基本职能.秘书之职重在素质.要顺利履 行这些职能,就要求秘书人员是一个"通才","全才".秘书人员工作的全面 性,活动的宽广性及其角色的多变性,必然要求秘书具备与本职工作的性质,任 务相应的更高,更严的要求. 一,建强素质,提升德才水平 1,重德立身.一个秘书人员,若不能把"德"放在首位,即使有"满腹 经纶",也不能算是一个合格的秘书.秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无 名英雄.特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业,一些人员普遍差距 较大而工作往往"出力不讨好"的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势 下,没有"富贵不淫,贫贱不移"的思想品德,廉洁奉公,勤政为民,艰苦奋斗, 一尘不染的政治本色,忍辱负重,任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的. 同时由于秘书人员的"德"是领导形象的"补充",机关效率的"折射",自身 素养的"反映", 要求秘书人员必须诚实正直, 心明步正, 谦虚谨慎, 兢兢业业, 恪尽职责,严守机密,互相补台,竞而不妒. 2,善谋有为.首先,要有正确的角色定位.秘书人员具有"外脑"职能 并不意味着就可以乱发议论,自作主张,左右领导.秘书必须注意使自己的言行 符合角色规范,做到既尊重领导,坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为 领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责.其次,要有领会领 导意图的聪明才智.要"参"到点子上,"谋"到关键处,必须准确理解和把握 领导意图. 要善于通过间接或者直接方式, 把领导的所思所想, 所筹所划弄清楚, 做到既能按领导意图正确"发挥",又不自作聪明.以敏锐的观察力抓住橡圆陵工作中 的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见.第三,要有进言献策的艺 术技巧.要根据领导的心理,行为特征,选择适当场合和最佳时机,从要害问题 切入,用委婉,含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见. 3,擅书升位.擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求,也是 提升秘书人员位置的关键所在.为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意 "三点":一是苦练内功.在学习内容上,侧重学政策,学理论,学业务,学经 济,学法律,学写作,学计算机等,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时, 还要在实践中学习,边工作,边学习,边总结,边提高,使撰写的文稿血肉俱全; 向领导学习,学习领导讲话时的构思,处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语 言,工作方式达到"同频共振";向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一 个"通才","全才".二是博采众长.一方面,要求秘书人员要经常博采来自 方方面面,正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人 员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识,才干.三是勤于践行.理 论学习和实践锻炼就好比车之两轮,鸟之两翼,缺一不可.实践的过程,既是了 解情况,发现问题,解决矛盾的过程,也是认识规律,掌握规律,运用规律的过 程,是增长才干和本领的过程.因此,要把在工作中做到理论与实践相结合,把 学到理论知识大胆的运用到实践中去. 二,跟紧时代,浓厚秘书意识 1,责任意识.秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接 影响着一个单位的作风建设.只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地 注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真,态度端正,处事果断,在任何 人面前,在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正 提高秘书工作的质量和水平. 2,信息意识.当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高 工作效率的重要保证.秘书人员每天接触的各种公文,请示,报告等材料中含有 大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集,归类,处理过程中将各种信息进行 严格的取舍,把最有用的信息提供给领导.这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞 察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的.秘书人员丰富的知识不 仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深 研,对基层工梁戚作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发腔李掘和掌握. 3,超前意识.一是秘书人员必须具备强烈的责任感和使命感,积极主动 地参与领导的工作,不仅仅满足于为领导服务,对领导负责,而且要时时意识到 自己的工作是全局性活动的一部分,从而克服"不在其位,不谋其政"的消极观 念;二是秘书人员要有强烈的时间观念和效率观念,事事走在领导面前,成为领 导的马前卒,这样才能掌握最新信息,并据此对事物的发展做出正确的判断,推 理和科学的预测,合理的评估,为领导决策提供参考.正确的超前意识一旦为领 导者所接受并转化为领导意识,将在领导决策中发挥重要作用. 4,创新意识.在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的 主观能动性,大胆地多出点子,多想办法,做领导名副其实的参谋和助手;领导 同志也应会给秘书人员以充分的信任和支持, 不要仅在收发文本或文字材料上提 要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会.目前,秘书人员的文化层 次呈上升趋势,高学历者越来越多,但高学历并不一定就有高水平,高学历者还 必须埋下头,扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合, 以便增强竞争力. 三,定准位置,走出工作误区 当前,秘书工作容易出现四种误区:一是把秘书为领导服务,扭曲成对领导 的人身依附和人身服务.外界常把秘书视为领导的侍从,而秘书圈内个别人也把 围着领导转,伺候好领导作为指向的主要内容.这就歪曲了秘书的社会属性.二 是把秘书为领导服务只理解为权力运行意义上的"领导工作"服务. "参政"意 识过"度",把自己摆在"准领导"或副职的位置,把幕后工作放到台前.三是 轻易抛出"夹生"想法(观点),强加于领导,于公于已都不利.四是出"馊主 意",帮倒忙,给工作带来损失,造成被动.要避免以上误区,就要求秘书人员 用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取 悦,应付领导.