实物地质资料馆藏机构要履行好职责，应具备相应的软、硬件条件。《实物地质资料管理条例实施办法》第十八条，规定了地质资料馆藏机构应具备的条件。《实物地质资料管理办法》针对实物地质资料保管的特点，提出实物地质资料馆藏机构应具备的基本条件：
（1）配备符合保管、安全、防护等标准要求的实物地质资料库和馆藏设施，库房容量应满足不少于20年的入库需要。
（2）具有健全的馆藏管理制度。
（3）具有专业化的管理队伍。
（4）具有服务利用的场地。
（5）具有加工、取样处理和观察的设备。
（6）具备建立实物地质资料信息系统、提供社会化网络服务的能力。
（7）管理经费有保证。
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