唐朝刘知几著《史通》,对古代史官建置的起源与演变,有详细记述。他认为史之为用,是"记功司过、彰善瘅恶、得失一朝、荣辱千载"的大事。假如没有史官,就会善恶不分,是非不辨,功过不清,结果是"坟土未干,妍媸永灭"。
因此他说:"苟史官不绝,竹帛长存,则其人已亡,杳成空寂,而其事如在,皎同星汉。用使后之学者,坐披囊箧,而神交万古;不出户庭,而穷览千载。见贤而思齐,见不贤而内自省。若乃春秋成而逆子惧,南史至而贼臣书。其记事载言也则如彼,其劝善惩恶也又如此。由斯而言,则史之为用,其利甚博。乃生人之急务,为国家之要道。有国有家者,其可缺之哉!"
帝王和史官,一个要"自称我长"、"掩恶扬善",一个要"直书其事,不掩其瑕";一个要文过饰非,一个要"君举必书";一个要为自己树碑立传,一个要对后人"申以劝诫"。两种目的,两个标准,南辕北辙,形成两种力量的尖锐矛盾和较量。较量的结果,常常是权力压倒亢直者,屠刀强过笔杆子。在封建君主专制下,史官们屡遭厄难,原因就在这里。
史官就是为了记录当朝最真实的发展和所有事件
在夏代的奴隶制国家机构中,已设置了史官。《吕氏春秋·先识篇》记载:夏桀荒淫无道,太史令终古出其图法进行劝谏,无效,即弃而奔商。
西周开始就有了。他就和现在的档案局加书记处的功能总和一样。一半皇帝不能干预史官的工作。但是很少能做到。