如何对采购部进行内部审计

2025-02-27 00:58:46

推荐回答（2个）

回答（1）：

　　由于本审计方案内容较多，现分两部份上传，此为第一部份；所撰写内容为本人总结，不代表（包涵）所有采购内容与采购风险。
　　具体审计程序、内容与步骤：
　　一、供应商的选择与合同的签订
　　审计内容（风险点）
　　1、筛选供应商没有按公司的要求与制度，没有经过主管领导的审查与审批。
　　2、供应商与预选供应商名单单一，没有及时评选更新。
　　3、单独与供应商的进行谈判，谈判内容没有记录。
　　4、合同或订单所列项目、规格与申请部门所列的项目、规格不符，包括数量与价格等。
　　5、签订合同或订单的条款与谈判内容不一致。
　　6、申请物资采购没有核对预算项目及库存材料，签核手续不齐全。
　　7、物资采购价格的确定依据不充分、不合理，与当时的市场价相差较大。
　　8、采购合同条款缺乏公平、公正，公司处于被动的地位。
　　9、合同签订不按权限规定执行，有超过权限签订合同的情况。
　　10、急需物资、零星物品的采购超出批准自购范围，采购金额违反《管理人员权限》规定。
　　11、生产紧急物资（急件）或项目预算外增加的物资（经领导口头同意的）购入使用后，没有补办相关手续。
　　12、物资采购不是直接从生产厂家购买。
　　对应的审计程序与步骤：
　　①、查阅并收集公司关于选择供应商（采购）的制度及相关的操作流程，抽查所有采购部存档的供应商名单，确定其是否经领导或关委员会批准；再从系统抽查各类物资材料供应商名单各30个，与核对的供应商名单核对，确定名单在批准的范围内。
　　②、抽查各类材料、物资、土建、安装等供应商的名单，比较历年来的供应商名单的变化，确定其是否供应商名单较少，比较单一，没有年度评定与考核，没有及时引进新的供应商，名单没有及时更新。
　　③、从采购部门抽查相关的谈判资料50份，查看其是否有谈判记录，是否由采购员单独与供应商进行谈判，谈判人员的签字是否齐全等。
　　④、从ERP系统抽查各类合同或订单各40份，根据申请部门填写的《物资采购申请表》详列的物资名称、规格、数量，核对合同或请单上的物资名称、规格、数量是否相符，如不符，要求提供不符的相关证明与文件。
　　⑤、了解谈判的流程及有关的谈判记录，查看50份合同或订单日及其相关的谈判记录，对比采购合同或订单的内容及条款，确保谈判内容与合同内容一致；主管领导是否适度参与谈判等。
　　⑥、重点抽查10个大的采购项目，查阅其预算项目核对相应合同所附的明细项目，确定其是否超出预算项目，如果超出预算项目，则跟踪检查操作程序及索取有关的批准文件。并查阅仓库的核查手续是否齐全，是否签署意见等。
　　⑦、抽查30价格较大的采购合同，确定价格及供货条款是否经过审批，查看供应商报价和其他供应商报价的原始资料，核对价格比较审批表，证实价格确定的来源或者经采购领导小组批准的相关文件；检查采购部的市场价格资料来源的广泛性与准确性。并抽样做市场信息调查，与同期同类材料市场价格比较，分析供应商报价的合理性。
　　⑧、抽查采购合同30份，追溯到与供应商就签订合同商谈的详细内容记录，了解合同起草的过程，有否对所列条款进行研究、审定，或咨询公司法律顾问。并根据《合同法》分析各具体条款的合理、公平、公正性。
　　⑨、根据公司有关的权限表，抽查每类合同各20份，查阅合同的审批人，是否在授权的范围内，如有超过审批权限，则要追查其原因，并要求提供相应的授权书等。
　　⑩、查阅自购的订购单与《急需物资申请表》上的物资名称核对是否一致，有否借急用之名采购急需物资以外的设备，查看审批权限是否按采购流程操作和有关权限标准规定执行。
　　⑾抽查《急需物资申请表》有关人员签批是否符合权限规定，申购部门领导、采购部领导签署的意见是否同意“先购买，后补办手续”，对应签批日期和补办请购、订单日期判断补办手续的及时性。
　　⑿抽查50份通过中间商采购的合同（10000元或以上），询问不直接向制造商购货的原因，查询与制造商直接接洽的证明。如有可能直接向制造商了解购货价格及已订合同的价格。
　　集团公司采购审计方案（二）
　　"能产生效益的只有采购与销售"此话说得有点过份，但是也充分说明采购与销售在公司管理中的重在性。在此，本人根据自己的工作经验，结合现代内审的风险要点，整理集团公司集中采购的审计方案。希望对你有所帮助----编著。
　　由于审计方案内容较多，现分两部份上传，此为第二部份；所撰写内容为本人总结，不代表（包涵）所有采购内容与采购风险。
　　具体审计程序、内容与步骤：
　　二、采购订单（合同）的执行方面
　　审计内容（风险点）
　　1、采购合同或订购单重复打印签批，存在重复购进、付款的风险。
　　2、供应商没有按合同规定时间发货或发货物不齐全。
　　3、供应商没有按合同规定的品牌、生产商或不可外包等条款提供货物。
　　4、合同执行进度没有建立报告制度，没有报告采购主管。
　　5、订单或合同在执行过程中条款的变更缺乏依据。
　　6、合同或订单的执行不及时及货款的核对。
　　7、合同或订单执行（交货或完工）期限与约定时间不相符。
　　8、采购合同或订单档案管理不规范，采购员没有实行轮岗制度。
　　对应的审计程序与步骤：
　　①、了解订购单的录入、更改、签批、提交、打印程序，分析每个环节可能存在的风险，从系统上抽查每月前50份订单，合计600份订单，确定其是否对订单有重复采购，并向电脑部门提出控制改进的建议。
　　②、查阅检查期间每月30份订单、合同发货时间以及发货数量，从系统上核对仓库收货入库时间及入库数量，与核定时间比较以判断发货的及时性、准确性。
　　③、根据以上②点上所抽查合同，检查对应的验收单，核对所购货物是否为合同中的生产商及品种、品牌，分析了解其不符的原因及过程。
　　④、检查采购部门是否建立合同执行制度及反馈制度，采购员是否按规定的时间把合同的执行进度报告给采购主管，主管是否签署相关的管理意见。
　　⑤、从系统上抽查所有采购材料补充订单或补充合同，查看其是否有变更或对应补充合同的依据，依据是齐全，理由是充分，是否有领导的审批手续等。查看确认订单（合同）执行过程中出现数量、价格变更的情况，然后跟踪查证变更的有关批文或补充合同等有效证据。
　　⑥、从ERP系统采购模块查阅检查期间三个月材料订单，核对每一订单的执行情况以及仓库明细账入库记录，确保前一订单执行完毕后，才执行新订单，不允许有前订单已付款未提完货即终止执行，又重新订立并执行新订单的情况。
　　⑦、从质检验收部门抽取验收报告或竣工验收单100份，根据验收项目对应的合同规定的交货时间，比较验收报告或竣工验收单，确定合同签订的（验收）完工时间是否与合同规定的完工交货时间一致。
　　⑧、抽查检查期间土建、装修合同各20份、物资采购合同50份留存档案，确定是否按公司规定存档，存档资料是否齐全完整。检查采购部门两年来员工岗位职责与工作分工，了解其工作范围是否有变化、员工之间是否实行轮岗制度等。
　　三、仓库验收入库与货款付款
　　审计内容（风险点）
　　1、仓库验收物资时没有按公司规定验收入库。
　　2、物资材料没有验收入库就直接运到使用部门。
　　3、物资材料入库前没有经过质检部门抽检。
　　4、订单或合同执行完后不及时对账、结清货款。
　　5、预付货款不按合同条款办理，缺乏有效监控。
　　6、物资采购业务与会计记录信息不统一。
　　对应的审计程序与步骤：
　　①、收集查阅有关验收制度与流程，了解仓库的操作规程；再从仓库实地观察其实际验收工作流程，比较实际操作情况与制度规定的差异；重点是观察验收时的数量与质量的验收手续的正确性。
　　②、检查该年每月1-5日所有材料的订单，统计订购的数量，核对仓库入库数量，在订单规定的期限执行完毕后，订购数量大于入库数量的，再从“生产报表”查看辅助材料累计使用量，如果使用量大于购入量的，则到使用辅助材料车间进一步调查了解，查看使用原始记录，确认辅助材料的购入没有按流程操作，即验收入库。
　　③、查看质量监督部门的物资检验记录，按类别订单编号顺序抽查各100份，查看抽样检验结果鉴定，判断是否有漏检或不检的现象。
　　④抽查“应付账款”明细科目余额10万元以上的50个客户、100万元以上20个客户，核对应订单（合同）履行时间和完成时间以及货款的支付情况，确保每份订单（合同）货款两清。
　　⑤在“应付账款”“预付帐款”明细账上查阅有关预付材料货款的付款凭证编号，查看付款凭证的付款依据，对应订单（合同）执行情况来判断付款的正确性，避免以请示批文预付货款后，补办订单又重复预付货款。
　　⑥确定会计记录的依据与流程。到仓库抽查材料明细账，抽查该期（年度）1-11月底各类材料累计购入的数量与价格，与会计账记录的数据核对，查明是否是仓库没有及时把入库单、验收报告单、发票交给会计入账还是其他原因所致。

回答（2）：

1、对公司有关采购制度、规章及相关单据进行评估，可以找出审计重点，同时也可以为是否需要完善采购控制制度进行分析；

2、根据第一步的结论，与有关人员访谈，同时结合制度要求和访谈中了解的问题点，逐一抽样检查实际工作中对于原有制度的执行情况，并提出改善建议；

3、针对采购全流程已经在第二步基本上完成初步审核，对于其中发现的重点突出问题进行仔细研究，找出“原始”症结处；

4、综合考虑询价、议价过程及潜在供应商收集、物资数据维护及保密、采购物品的交换及时率及品质异常率、库存周转率等事项；

5、加强采购人员素质提升，同时明确采购人员自律声明及采购协议中的廉洁条款、举报机制；

6、了解其他部门对于采购部门提出意见中，有关退货、品质等事项的次数和货物的数量问题，以便发现采购人员舞弊迹象。

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