《古生物化石保护条例》和《古生物化石保护条例实施办法》中明确规定,古生物化石收藏单位应当建立古生物化石档案,并将本单位收藏的重点保护古生物化石档案报所在地的县级以上人民政府国土资源主管部门备案。古生物化石收藏单位应当在档案中如实对本单位收藏的古生物化石作出描述和标注,并根据收藏情况变化及时对档案作出变更。古生物化石收藏单位对本单位的古生物化石档案的真实性负责。
《古生物化石保护条例》第21条规定,国土资源部负责制定古生物化石档案和数据库建设标准,建立和管理全国的重点保护古生物化石档案和数据库。
县级以上地方人民政府国土资源主管部门负责建立和管理本行政区域的重点保护古生物化石档案和数据库。收藏单位法定代表人变更时,应当办理本单位收藏的古生物化石档案移交手续,并在县级以上地方国土资源主管部门备案。此外,《古生物化石保护条例实施办法》第30条还要求省级国土资源主管部门负责登记个人手中收藏的重点保护古生物化石,并纳入本行政区域内的古生物化石档案和数据库。