如何让开会更有效率?

开会不是目的，提出解决方案才有意义。有效的会议通常包含明确会议主题、确定主持人、敲定时间、谈行动方案而非问题、复盘及补充等5个元素。正确的方法仅保证有效方案的输出，选对工具才是高效的关键，云视频会议系统作为互联网时代组织内、外部沟通的基础通讯工具，能高效、便捷的解决网络环境下各种沟通痛点。正确的方法和高效的工具该如何结合呢？

• 明确会议主题

何为主题？就是组织会议的目的，也就是发起人希望通过会议的讨论得出的结论或方案。议题不宜贪多，每次会议设置一个问题最佳，最多不能超过两个。议题确定后提前1-2天发给与会者，充分的会前准备是能否得出方案的基础，也是高效率的关键。利用云视频会议系统预约功能发起会议邀请，议题和时间直观展现在邀请卡显著位置，与会者还能将会议添加到日程中，保证各方按时参加。

• 确定主持人

通常情况下会议的组织者、协调者顺带承担了主持人的工作，其实不然，主持人一定要是本次会议所解决问题的负责人，只有他最看重会后的解决方案，其他人做主持更关心过程是否顺利。明确责任后还应给予主持人最大力度的支持，即使领导也必须全力配合，保证会议朝着解决问题的方向进行。云视频会议系统拥有丰富的会控功能，全体静音、会议锁定、发言排序、会议点名等全部完美支持，还有丰富的互动功能作为辅助，主持人使用主持会议功能即可便捷把控会议全局。

• 敲定时间

单位时间内完成事情的多少决定了效率的高低，高效开会离不开时间规划。敲定开始和结束、发言、与会者达成共识、行动方案确定等每个节点的时间，并依据议题留出适当的灵活时间，总规划完成后共享给每位与会者。因采用云会议室的方式，各方使用手机、电脑、会议终端等在网络环境下就能进行高清视频会议，所以基本避免了因人员缺席而改变计划的情况，行业领先的音视频算法和全球分布式云部署，保证了与会人员在任意角落都能享受沉浸式会议体验。

• 谈行动方案而非问题

正如上面所说，会议的核心是解决问题、提出方案，每位与会者都只能针对行动方案发表观点，不能只提出问题、表明态度而不给出解决方案。会议开始后，主持人可以发起互动白板，在最明显位置写下提示语，提醒每位参与者围绕解决问题的方法发言。系统还支撑投屏功能，思维导图、EXCEL、PPT等软件和图片、文档均能共享展示。收集所有观点后并按实际业务需求筛选排序，根据优先级讨论解决方案，找到一套所有人都能达成共识的方案。

• 复盘及补充

一般会议到此就结束了，但得出的方案可能并不完善。一套经得起推敲的有效解决方案离不开及时复盘和补充修改。融合了语音识别技术的云视频会议系统能根据录播视频自动生成文字版会议纪要，将纪要、方案等共享给每位参会成员，重新审视方案，如有新方案则综合评估。如对现有方案有补充，则讨论整合。经过复盘和补充调整后的方案更成熟、漏洞更少，输出最终版执行即可。

遵循上述原则配合云视频会议系统轻松解决开会效率低的痛点，小鱼易连是一家采用云计算实现多方视频会议及视频业务应用的云视频生态系统公司，一直致力于为企业提供高效沟通解决方案。根据真实业务需求开发了视频会议、智能培训、沟通会商、远程招聘、沟通会商、视频客服等应用场景。现在还升级了服务标准，能为客户提供个性化完整视频应用解决方案。

不妨用三个方法：1.头脑风暴法:有主持人,不相互评批,自由鸣放. 2.专家会议法:互相启发,会受到权威人士的影响. 3,德尔菲法: 各自提意见,经过一轮,二轮筛选,最后确定.

　　在企业里，开会的目的本来是指引工作方向，使工作更有效率的开展，但实际上会议繁杂而无效是很多人经常抱怨的话题。如何有效地提高开会质量呢?
　　“要开好会，最重要的是有明确的流程规范!”而规范，从如何写会议通知和会议记录开始。
　　(1)做好会议前的网络通知
　　会议通知共有九个项目：会议目的、时间地点、参与者、会议类型、与会者分工模式、预计进行流程、最后的决策方式，还有预计的产出结果，以及上次开会决议事项的完成情况。会议召集人在会前一周，要将会议主题的相关资料上网，以供与会者下载。
　　(2)确保会议准时开始
　　没有要等谁来才能开会这回事。如果连续要参加两场会议，那么两场会议之间，须保留十分钟空当，以确保开完第一场会后，能准时参加第二场会议。
　　(3)会议中有人把关主题、有人计时
　　在进行讨论时，要人担任把关员，以确保讨论主题不会离题。当有好的议题出现，会议把关员可要求会议记录员先记录下来，但仍要回到原先主题讨论。还有计时员，依照会议通知规定的每人报告时间，提出警告，以免会议延迟。
　　(4)会议结束前五分钟，主席要重复最后的开会结论与确认任务。
　　(5)会议后20小时内须发出记录
　　会议记录应把决策方向、决议后的待办事项、相关负责人与完成时间等信息都整理清楚，逐点列出后在开完会后20小时内，传给与会者与相关负责人。接到会议记录后无异议，与会者就该依照会议结论执行。最好还能把当初的决策逻辑记录下来，这可协助未来大家在检讨旧决策或是做新决策时，有更多资料可参考追溯，效益会更大。
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